La gestion des collections dans HAL Evry
Les gestionnaires de collections (il existe une collection par laboratoire) font le lien entre les membres des laboratoires et l’administrateur HAL de l’université d’Évry. Leur mission consiste à l’enrichissement et au nettoyage des données pour permettre la diffusion des savoirs et l’extraction de listes de travaux impliquant divers indicatifs. Ce sont également eux qui gèrent la page web de leur laboratoire sur le portail de l’université et qui formulent les demandes de créations de sous-collections pour des projets de recherche, des équipes de recherche ou des publications.
1. Apprendre à gérer sa collection HAL
Le CCSD organise régulièrement des formations en ligne à destination des gestionnaires de collection. Il existe également un guide complet en ligne à l’adresse suivante : https://cnrs.hal.science/page/guide-gestion-collection
2. Editer des listes de publications
ExtrHAL, qui est intégré à OCdHAL, est l’outil permettant d’éditer des listes de publications en sélectionnant les critères souhaités.
3. Faire de la curation dans HAL
AuréHAL et OCdHAL sont des outils privilégiés pour la curation de données dans HAL. AuréHAL permet d’accéder aux référentiels auteurs, structures de recherche, domaines (ie. disciplines), revues, projets ANR et projets européens pour vérifier leurs cohérences. OCdHAL permet lui d’enrichir un dépôt et de nettoyer la collection en effectuant des contrôles.
Voici les principales fonctionnalités d’OCdHAL présentées dans l’article de P. Reynier et P. Bellemain, « OCdHAL, un outil de contrôle des publications déposées dans HAL » paru en 2023 (https://hal.science/hal-04199570/document) :
- Contrôler le périmètre : Il s’agit de s’assurer par des alertes que les documents présents dans la collection relèvent bien du laboratoire, des années concernées et de son/ses affiliation(s).
- Tendre vers l’harmonisation des métadonnées : Les métadonnées descriptives de l’article sont repérées comme erronées ou absentes ? Elles peuvent être corrigées, complétées selon les normes et formats en vigueur et des règles d’écriture. OCdHAL reprend le code couleur des référentiels de HAL (AURéHAL). Le « nettoyage » des formes des auteurs, des affiliations ou encore des titres de revues devient aisé. Le fait de poser des alertes permet de repérer les anomalies (doublons, champs absents, auteurs sans identifiant IdHAL, etc.) des données de HAL.
- Enrichir les métadonnées et appliquer les principes FAIR (« Facile à trouver, accessible, interopérable et réutilisable », par l’homme et la machine) : Visualiser les données permet de compléter les éléments nécessaires à l’édition d’une liste des publications, mais aussi de repérer les publications absentes ou qui pourraient faire l’objet d’un dépôt en texte intégral, grâce aux champs liés à SHERPA/RoMEO (base de données qui recense les politiques des revues scientifiques en matière de droit d’auteur et d’auto-archivage). Il ne reste plus qu’à contacter les auteurs des articles, afin qu’ils rendent accessible leur article, dans le respect du droit.
- Récupérer l'information hors de HAL et d’OCdHAL : par exemple, cliquer sur le titre d’une revue ou son ISSN renvoie vers le catalogue du SUDOC (système universitaire de documentation) et permet de vérifier l’exactitude du titre, des années de parution, de l’ISSN, de l’éditeur, d’attribuer la forme correcte d’un titre de revue dans les articles de sa collection et de mettre à jour la fiche du référentiel. Un clic sur un titre de prépublication/document de travail ouvre un moteur de recherche, permettant de vérifier s’il y a publication ou parution et de saisir alors l’information.